PassArchiver è un sistema di archiviazione ottica dei documenti integrato in PassBroker, W-Broker e PassAgenti. Il sistema consente di razionalizzare i processi di gestione e di circolazione di informazioni residenti su supporto cartaceo, riducendo i tempi di gestione del parco documentale e migliorando la qualità del lavoro. L’archivio elettronico dei documenti, organizzato e protetto a livello di accesso da password, rientra nelle disposizioni del D.LGS n. 196/2003 relativo al nuovo Codice della Privacy e sicurezza dei dati. I processi gestiti dall’applicazione sono l'acquisizione, archiviazione e gestione del parco documentale.

L’applicazione PassArchiver è completamente integrata con PassBroker, da cui eredita i livelli di profilazione/accesso, per rendere automatiche le fasi di indicizzazione e di ricerca di ciascun documento.
L’integrazione con PassBroker assicura un utilizzo delle funzionalità di archiviazione documentale facile e sicuro. L’utente archivia e consulta i documenti direttamente dal gestionale, e gli stessi sono indicizzati automaticamente con i valori esposti a video.
La funzione di apertura dell'archivio documentale è attivabile dalle videate relative alla gestione dell’anagrafica cliente, dalla gestione polizze e dalla gestione sinistri.
E’ prevista un’ulteriore funzionalità di ricerca libera, attraverso le chiavi di indicizzazione impostate precedentemente. Il sistema attiva la funzione di acquisizione del documento cartaceo via scanner, ed estrae automaticamente gli indici di archiviazione dalla videata di PassBroker. L’operatore avrà comunque la possibilità di integrare gli indici estratti con una digitazione manuale di ulteriori valori.
Gli indici di archiviazione gestiti in modo automatico sono i seguenti, suddivisi per tipologia di documento:

• Cliente: tipo documento, data documento, stato documento, ragione sociale, produttore, oggetto, note
• Polizza: tipo documento, data documento, stato documento, cliente, mandato, prodotto, produttore, numero polizza, targa, oggetto, note
• Sinistro: tipo documento, data documento, stato documento, cliente, mandato, prodotto, numero sinistro, numero polizza, targa, oggetto, note

PassArchiver consente di generare stampe di bar code su carta comune in formato A4 con tutte le chiavi di indicizzazione utilizzate per i clienti, le polizze ed i sinistri. Tale stampa sarà utilizzata per l’archiviazione automatica: anteponendola ai documenti inerenti un’unica pratica, verrà effettuata un’unica scansione di tutti i documenti collezionati.
Con questa modalità, l’archiviazione elettronica dei documenti può essere effettuata in un momento successivo al censimento cartaceo, mantenendo inalterate tutte le caratteristiche del processo sincrono (affidabilità delle chiavi di indicizzazione, sicurezza, ….) e minimizzando ulteriormente i tempi deputati alla digitalizzazione del parco documentale.

I vantaggi Introdurre in azienda un sistema di archiviazione ottica documentale significa: razionalizzare i processi di gestione e di circolazione delle informazioni residenti su supporto cartaceo. ridurre i tempi di gestione del parco documentale, migliorando la qualità del lavoro all’interno dell’organizzazione e conseguentemente la qualità del servizio offerto al cliente. velocizzare il flusso di trattamento dei documenti, riducendo progressivamente l’uso della carta ed il prelievo della stessa dall’archivio storico. eliminare completamente il rischio di smarrimento del documento o il suo reinserimento, post consultazione, in posizioni difformi dall’originale. adottare un modello organizzativo di archiviazione che consente di essere immediatamente operativi senza stravolgimenti nell’organizzazione aziendale, grazie alla disponibilità in tempo reale di tutto il parco documentale, con profilazione utenti e livelli di accesso garantiti da password.

Funzionalità e caratteristiche Archiviazione: PassArchiver provvede alla compressione in formato protetto dell’immagine e governa il trasferimento degli indici e dell’immagine sui supporti di memorizzazione, con conseguente ottimizzazione dello spazio fisico necessario. Ricerca e visualizzazione: gestione completa del processo di visualizzazione delle immagini, con la disponibilità di funzionalità accessorie necessarie nella fase di trattamento del documento-immagine (es. modifica del contrasto, della luminosità, allineamento …). Stampa: gestione della stampa dei documenti su qualsiasi stampante della rete aziendale. Architettura standard: sviluppato con le tecnologie di riferimento nel mercato IT, con l’obiettivo di creare un sistema applicativo facilmente scalabile ed interoperabile all’interno delle piattaforme tecnologiche più diffuse. Struttura: l’architettura logica, completamente in modalità client/server, offre un alto grado di sicurezza unitamente ad una notevole flessibilità di configurazione. Database: sono interfacciabili i seguenti database: MSDE e SQL Server